Registro obligatorio del horario de los trabajadores

El control horario de la jornada laboral siempre ha sido un tema delicado y difícil de gestionar. Desde el método empleado para el fichaje (hojas de papel con firma manual, lector de huellas, tarjeta de empleado…) hasta los aspectos más psicológicos. Es sabido que algunos empleados interpretan la imposición del fichaje como una falta de confianza por parte del empresario.

El objetivo de esta información es exponer de una manera fácil qué implica esta ley, y cuáles son las acciones que puede llevar a cabo la empresa para adaptarse y no sufrir sanciones legales.

¿Qué es el registro horario obligatorio 2019?

Tras años de idas y venidas sobre este aspecto, el Gobierno ha aprobado un nuevo Decreto Ley sobre el registro de la jornada laboral. El Real Decreto Ley 8/2019 del 8 de marzo establece la obligación del registro de jornada y control horario de entrada y salida de los trabajadores. Este decreto amplía la actual normativa, y obliga a todas las empresas a cumplirla. ¿Qué ha cambiado realmente a nivel legal?

Hasta ahora, las empresas solo estaban obligadas a registrar el horario de los empleados con contrato a media jornada. Para los empleados de 40 horas, el registro era opcional y recomendado. Además, las horas extraordinarias debían registrarse en ambos casos.

A partir del 8 de marzo de 2019, el registro horario es obligatorio para todos los empleados. Además, el registro debe conservarse durante 4 años. Si no se cumplen ambas condiciones, la empresa será sancionada con multas de hasta 6.250€.

Objetivos del control horario de los trabajadores

Esta reforma, aprobada el pasado 8 de marzo de 2019, pretende básicamente lo siguiente:

  1. Garantizar el cumplimiento del límite de jornada laboral.
  2. Facilitar el control horario por parte Seguridad Social y en caso de discrepancias, también por la Inspección de Trabajo. Creando un marco de seguridad para trabajadores y empresas que solucione conflictos relativos a la jornada laboral y termine con la precariedad.
  3. Controlar las horas extra no pagadas que en ocasiones exceden la legalidad, o bien, encubren jornadas completas en caso de los trabajadores a tiempo parcial.
  4. Controlar el absentismo laboral.

El control horario es la herramienta a través de la cual la Inspección de Trabajo puede tener constancia de las horas extras realizadas por los trabajadores. De esta manera se evitarán abusos y fraudes a la SS. En definitiva, la reforma pretende mejorar las condiciones y aumentar la calidad del empleo.

Ventajas del control horario obligatorio

Y es que no son pocas. Estadísticamente según la EPA (Encuesta de Población Activa) más del 50% de los trabajadores españoles hace más de 40 horas a la semana. Por si no fuera poco, también un 48% afirma no cobrar las horas extras.

Mayor transparencia horaria

Ambas partes (empleado y empresa) tienen a su disposición toda la información relativa a los horarios del empleado y se comprometen a cumplirla. Un mal comportamiento por cualquiera de las partes, es un problema mutuo.

Mejorar la conciliación laboral y familiar

La transparencia en materia de horarios permite reducir el riesgo de absentismo, la impuntualidad y el no cumplimiento con el horario pactado.

Mayor flexibilidad horaria

El control horario permitirá generar horarios más flexibles y romper con los esquemas estáticos típicos de la oficina. Permitirán fomentar la productividad, adaptándose a la realidad de cada empleado.

Respetar las pausas por salud y seguridad

Si los horarios activos dedicados al empleo están definidos, también lo están los descansos. Esto permite respetar los tiempos para comer y disfrutar del tiempo libre, lo que mejora la salud del empleado y aumenta su seguridad.

Reducir el fraude laboral

Controlar las horas de entrada y salida permite registrar las horas extra y justificar el pago de las mismas. Además por supuesto de cumplir realmente lo que está escrito en el contrato. No trabajar 40 horas, si el contracto estipula 30.

Implicaciones de Ley de control horario obligatorio

Para que se haga efectivo el nuevo Real Decreto en defensa del derecho de los trabajadores, la ley que regula el mercado de trabajo y el Artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores especifica:

“Será de obligación de la empresa registrar la jornada de cada trabajador de forma fehaciente. Este registro de jornada será diario y deberá incluir el horario concreto de entrada y salida”

La reforma plantea que todos los empleados fichen a diario en el trabajo, siendo el empresario, máximo responsable de dar instrucciones para organizar y documentar el registro de la jornada de cada trabajador.

¿Qué debe hacer la empresa?

  • Llevar un registro diario de la jornada laboral, incluyendo las horas extras. Y deberán entregar al trabajador en cada periodo de pago un comprobante de las horas extra.
  • Totalizar mensualmente las jornadas realizadas y entregar una copia al trabajador cada mes.
  • Entregará un resumen mensual de las horas extras que ha hecho cada empleado (y su compensación) a los representantes sindicales.
  • La empresa deberá conservar los registros de jornada mensuales durante un periodo mínimo de 4 años. Estos registros, permanecerán a disposición de los trabajadores, sindicatos y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

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Además, existen otras obligaciones tales como…

  • Respetar el límite de máximo de 80 horas extraordinarias anuales para contratos de jornada completa.
  • Retribuir correctamente cada una de esas horas extras según el convenio laboral a las que se suscriban.
  • En caso de contratos a tiempo parcial se deben registrar las horas trabajadas por los trabajadores sujetos a este tipo de contratos (lo idóneo es realizarlo mediante un software de control horario que se ajuste a los requisitos legales) teniendo en cuenta que estos trabajadores no realizarán horas extras, pero sí horas complementarias tanto obligatorias como voluntarias.
  • El obligado control horario en los contratos a tiempo parcial debe permitir tener constancia detallada de si se han realizado horas complementarias o no, y si estas se han llevado a cabo dentro de los porcentajes contemplados, esto es, el límite del 30% de las horas de contrato para las obligatorias, y el 15% en el caso de las voluntarias. Solo si así lo establece el convenio, se puede aumentar el porcentaje a 60% y 30% respectivamente.

Fecha límite para adaptar tu empresa

Las empresas españolas tienen hasta el 12 de mayo de 2019 para adaptar el nuevo sistema de fichajes.

Métodos para el control de fichajes

No todos los métodos de control son igual de válidos y dentro de la norma se especifica que los trabajadores deben conocer las herramientas que decida usar cada empresa. Las empresas van a tener que elegir un medio que genere la información de cada empleado requerida por la Inspección de Trabajo.

Los propios Inspectores de Trabajo apuestan por un “sistema de registro mecanizado” debido a su fiabilidad. Sin un sistema de cálculo del tiempo de trabajo, no existen garantías de que se respeten los límites temporales fijados. Dentro de todos estos métodos los más utilizados son:

  • Máquinas de fichar biométricas (lector de huella dactilar)
  • Sistemas de fichaje con tarjeta de empleado (NFC)
  • Lectores de retina o iris
  • Reconocimiento facial avanzado
  • Aplicaciones – Perfectas para el teletrabajo
  • Portales web en la nube

Aplicaciones para el control horario

En el mercado existen muchas aplicaciones de control horario. ¿Qué diferencia hay entre ellas? Existen soluciones totalmente en local, mixtas o en la nube. Cada empresa es un mundo, y en COMERCIAL ANYFES ofrecemos soluciones según la tipología de empresa y su actividad. La movilidad es un factor clave y determinante a la hora de escoger el sistema de fichajes.

  • Para pequeñas empresas (0 a 30 empleados) el pack estándar de fichador y software
  • Para medianas empresas (30 a 100 empleados) sistemas mixtos más completos
  • Para grandes empresas (más de 100 empleados) es ideal enlazar el sistema con el ERP

Para empleados móviles que desempañan su función en remoto (desde casa o fuera de la oficina) existen entornos web-app en la nube o aplicaciones específicas para poder registrar la jornada laboral. A nivel legal, esta es una de las partes que queda más indefinida. El teletrabajo es una realidad en aumento que el gobierno deberá abordar.

Sanciones por incumplimiento. ¿A qué me expongo?

El incumplimiento de esta obligación puede afectar de forma importante a tu cuenta de resultados de las empresas. Las sanciones por no llevar un control horario dependerán del tipo de incumplimiento:

  • Leves: de 60 a 625 euros por no informar de las principales condiciones laborales o por incumplir el proceso por el cual se debe informar (mediante los informes generados por el software de control de presencia)
  • Graves: de 625 a 6.250 euros, por irregularidades en los horarios pactados o la realización de horas extras no computadas ni pagadas.
  • Muy graves: de 6.250 a 187.515 euros, por un aumento considerable de las horas extras sin que estas se reflejen en un cambio de tipo de contrato. O bien superen el máximo legal de 80 horas extras anuales o no se abonen adecuadamente.

Por tanto, las multas se pueden producir tanto por la ausencia de sistemas de control, como por la falta de comunicación. Hacer horas extras o enmascarar las horas extra bajo otros conceptos salariales será sancionado. Es importante respetar los derechos ARCOS y la normativa de Protección de Datos RGPD y LOPD.

A día de hoy, la Inspección de Trabajo sigue disponiendo de la potestad sancionadora que le otorga el artículo 7.5 R.D (Real Decreto Legislativo sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social) en todo lo relativo al tiempo de trabajo.

El control horario es una oportunidad

En la práctica resulta que la mayoría de las empresas están obligadas a llevar un control presencial de sus empleados. ¿Motivos? Comprobar que no se supera el límite de las 40 horas semanales y velar por el correcto cumplimiento de los descansos. También controla las horas extras, evitando que en ningún caso estas superen el límite anual fijado por la ley.

Debemos invertir nuestra energía en gestionar el tiempo, no en controlarlo. Potenciar la conciliación laboral y familiar es una asignatura pendiente.

Sabiendo esto, hay que potenciar políticas que fomenten la creatividad y la gestión del tiempo. Afrontar el cambio y utilizarlo como una herramienta poderosa. Tener un mayor control del tiempo horario pone sobre la mesa la situación real de las empresas. Tanto si son buenas, como si no lo son.

Actuar en consecuencia hacia una racionalización horaria solo puede traer beneficios. Si el empleado está más a gusto con sus condiciones laborales (horario, descansos, vacaciones, horas extra) rendirá más y el retorno para la empresa será aún mayor.

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