Destrucció de documentació en paper

Des de l’entrada en vigència del Reglament (UE) 2016/679 relatiu a la protecció de dades personals al maig de 2018, i l’aprovació de la Llei Orgànica 3/2018 de Protecció de Dades Personals i Garantia dels Drets Digitals el desembre passat es ha desenvolupat un incrementat interès en la matèria i en particular per procurar un adequat compliment de la mateixa.

No obstant això, en parlar de protecció de dades, el primer que ens ve al cap són grans bases de dades processades electrònicament, oblidant que aquestes normes s’apliquen de la mateixa manera a les dades personals emmagatzemades en suport paper. Tal és el descuit que en la majoria dels casos aquests documents solen llançar-se directament a la paperera sense major consideració.

És veritat que si bé la normativa de protecció de dades imposa l’obligació de desfer d’aquesta informació, no és específica pel que fa a l’adequada forma de fer-ho.

En base a això a continuació indiquem les alternatives més efectives per a la destrucció de la documentació en paper d’una manera segura i dins el marc de la Llei.

1) Subcontractació (externalització) de la destrucció de paper

És imprescindible que l’empresa subcontractada garanteixi la seguretat de la documentació en totes les etapes del procés, des de la seva recollida i transport fins a l’efectiva destrucció de la mateixa.

A aquests efectes és recomanat que l’empresa contractada compti amb un certificat d’acord amb la norma UNE-EN 15713-2010 que garanteix la utilització dels mitjans i procediments adequats per a una destrucció de documents de forma segura.

2) Destructora / Trituradora de paper

La segona és fer-se càrrec de la tasca per mitjà de trituradores de paper que es poden trobar al mercat. No obstant això és imprescindible saber que no totes les trituradores s’ajusten al nivell de necessitat de totes les empreses. Per tant, la mida del paper un cop triturat dependrà de la naturalesa de la informació continguda en els documents.

El standard majorment utilitzat a l’efecte de determinar la mida en que el paper ha de ser triturat és fixat per la norma DIN 66.399 per destrucció de suport de dades. Aquesta norma s’ocupa de les classes de protecció i nivells de seguretat de destrucció a què ha de subjectar la documentació en paper.

La quantitat i tipus de trituradores dependrà del volum i naturalesa dels documents a ser destruïts, i en qualsevol cas recomanable que hi hagi almenys una trituradora per cada ambient de treball.

A. Classes de Protecció

Existeixen 3 classes de protecció segons el risc de la informació:

● Classe 1: Sensibilitat normal

Destinada a grans grups de persones. La divulgació o transferència no autoritzada tindria efectes negatius limitats a la companyia. La protecció de les dades personals ha d’estar garantida en cas contrari es podrien generar danys a la reputació o situació econòmica de la persona afectada.

● Classe 2: Major sensibilitat

Es tracta d’informació restringida a un petit grup de persones. La divulgació no autoritzada tindria greus efectes en l’empresa. La protecció de dades personals ha de complir estrictes requisits, en cas contrari hi ha el risc que la persona afectada pateixi danys greus en la seva situació social i econòmica.

● Clasde 3: Molt alta sensibilitat

Informació restringida a un grup molt petit i identificable de persones. La divulgació no autoritzada tindria greus efectes que amenacen l’existència a l’empresa. La protecció de les dades personals haurà d’estar absolutament garantida, en cas contrari, la vida i la seguretat de la persona afectada podria estar en perill.

B. Nivells de Seguretat i Destrucció

Existeixen 7 nivells de seguretat en funció del grau de secret d’informació continguda en la documentació que es va a destruir.

Nivell P-1: amb dades generals i que han de ser il·legibles. La superfície de paper ha de tenir una extensió que oscil·la entre 2000mm2 i la seva amplada igual o inferior a 12 mm.
Nivell P-2: amb informació interna que hauria de ser il·legible. Hauria de ser impossible de llegir i les mesures oscil·len entre: 800mm2 i 6 mm.
Nivell P-3: amb informació confidencial o sensible. La seva superfície ha de ser inferior a 320mm2 i d’ample 2 mm.
Nivell P-4: amb informació particularment confidencial o sensible. Parlarem de trossos regulars de mida entre 4 i 40mm i ample de 6 mm.
Nivell P-5: amb informació secreta. Superfície de destrucció de 30mm2, trossos de 15mm i amplada de 2 mm.
Nivell P-6: per a informació secreta subjecta a alts estàndards de seguretat. No més de 10mm2 en grandària no superior d’entre 0,8 i 1,2 mm amb amplada d’1 mm màxim.
Nivell P-7: per a informació altament secreta subjecta als més estrictes estàndards de seguretat. Superfície de 5mm2 amb trossos regulars entre 0,8 i 5mm i amplada d’1 mm.

C. Assignació de Classes i Nivells de Seguretat i Destrucció

Nivell P-1 Nivell P-2 Nivell P-3 Nivell P-4 Nivell P-5 Nivell P-6 Nivell P-7
Classe 1 1 1        
Classe 2    
Classe 3

1 Aquesta combinació no pot ser utilitzada per documentació que contingui dades personals.

Formulari de contacte

    Accepto rebre correu comercial de Anyfes SL



    Informació bàsica sobre Protecció de Dades
    Responsable: Comercial Anyfes SL + info
    Finalitat: Enviament d’informació sol·licitada i de publicitat relativa als nostres productes i serveis via mail i telèfon + info
    Legitimació: Consentiment de l’interessat, signatura de contracte + info
    Destinataris: Estan previstes cessions de dades a tercers, com ara organismes oficials, Mailchimp o similars + info
    Drets: A accedir, rectificar i suprimir les dades, així com altres drets detallats en la informació addicional. + info
    Informació addicional: disponible la informació addicional i detallada sobre la Protecció de Dades Personals de la nostra web www.anyfes.com a + info