Registre obligatori de l’horari dels treballadors
El control horari de la jornada laboral sempre ha estat un tema delicat i difícil de gestionar. Des del mètode emprat per al fitxatge (fulls de paper amb signatura manual, lector d’empremtes, targeta d’empleat …) fins als aspectes més psicològics. És sabut que alguns empleats interpreten la imposició del fitxatge com una falta de confiança per part de l’empresari.
L’objectiu d’aquesta informació és exposar d’una manera fàcil què implica aquesta llei, i quines són les accions que pot dur a terme l’empresa per adaptar-se i no patir sancions legals.
Què és el registre horari obligatori 2019?
Després d’anys d’anades i vingudes sobre aquest aspecte, el Govern ha aprovat un nou decret llei sobre el registre de la jornada laboral. El Reial Decret Llei 8/2019 del 8 de març estableix l’obligació del registre de jornada i control horari d’entrada i sortida dels treballadors. Aquest decret amplia l’actual normativa, i obliga a totes les empreses a complir-la. Què ha canviat realment a nivell legal?
Fins ara, les empreses només estaven obligades a registrar l’horari dels empleats amb contracte a mitja jornada. Per als empleats de 40 hores, el registre era opcional i recomanat. A més, les hores extraordinàries havien de registrar-se en els dos casos.
A partir del 8 de març de 2019, el registre horari és obligatori per a tots els empleats. A més, el registre s’ha de conservar durant 4 anys. Si no es compleixen les dues condicions, l’empresa serà sancionada amb multes de fins a 6.250 €.
Objectius del control horari dels treballadors
Aquesta reforma, aprovada el 8 de març de 2019, pretén bàsicament el següent:
- Garantir el compliment del límit de jornada laboral.
- Facilitar el control horari per part Seguretat Social i en cas de discrepàncies, també per la Inspecció de Treball. En creant un marc de seguretat per a treballadors i empreses que solucioni conflictes relatius a la jornada laboral i acabi amb la precarietat.
- Controlar les hores extres no pagades que de vegades excedeixen la legalitat, o bé, encobreixen jornades completes en cas dels treballadors a temps parcial.
- Controlar l’absentisme laboral.
El control horari és l’eina a través de la qual la Inspecció de Treball pot tenir constància de les hores extres realitzades pels treballadors. D’aquesta manera s’evitaran abusos i fraus a la SS. En definitiva, la reforma pretén millorar les condicions i augmentar la qualitat de l’ocupació.
Avantatges del control horari obligatori
I és que no són poques. Estadísticament segons l’EPA (Enquesta de Població Activa) més del 50% dels treballadors espanyols fa més de 40 hores a la setmana. Per si no fos poc, també un 48% afirma no cobrar les hores extres.
Major transparència horària
Les dues parts (empleat i empresa) tenen a la seva disposició tota la informació relativa als horaris de l’empleat i es comprometen a complir-la. Un mal comportament per qualsevol de les parts, és un problema mutu.
Millorar la conciliació laboral i familiar
La transparència en matèria d’horaris permet reduir el risc d’absentisme, la impuntualitat i el no compliment amb l’horari pactat.
Major flexibilitat horària
El control horari permetrà generar horaris més flexibles i trencar amb els esquemes estàtics típics de l’oficina. Permetran fomentar la productivitat, adaptant-se a la realitat de cada empleat.
Respectar les pauses per salut i seguretat
Si els horaris actius dedicats a l’ocupació estan definits, també ho estan els descansos. Això permet respectar els temps per menjar i gaudir del temps lliure, la qual cosa millora la salut de l’empleat i augmenta la seva seguretat.
Reduir el frau laboral
Controlar les hores d’entrada i sortida permet registrar les hores extres i justificar el pagament de les mateixes. A més per descomptat de complir realment el que està escrit en el contracte. No treballar 40 hores, si el contracte estipula 30.
Implicacions de Llei de control horari obligatori
Perquè es faci efectiu el nou Reial Decret en defensa del dret dels treballadors, la llei que regula el mercat de treball i l’Article 34 de l’Estatut dels Treballadors especifica:
“Serà d’obligació de l’empresa registrar la jornada de cada treballador de forma fefaent. Aquest registre de jornada serà diari i ha d’incloure l’horari concret d’entrada i sortida “
La reforma planteja que tots els empleats fitxin cada dia al treball, sent l’empresari, màxim responsable de donar instruccions per organitzar i documentar el registre de la jornada de cada treballador.
Què ha de fer l’empresa?
- Portar un registre diari de la jornada laboral, incloent les hores extres. I hauran de lliurar al treballador en cada període de pagament un comprovant de les hores extres.
- Totalitzar mensualment les jornades realitzades i lliurar una còpia al treballador cada mes.
- Lliurarà un resum mensual de les hores extres que ha fet cada empleat (i la seva compensació) als representants sindicals.
- L’empresa ha de conservar els registres de jornada mensuals durant un període mínim de 4 anys. Aquests registres, romandran a disposició dels treballadors, sindicats i de la Inspecció de Treball i Seguretat Social.
Sol·licita pressupost de fitxadors a anyfes@anyfes.com
A més, hi ha altres obligacions com ara …
- Respectar el límit de màxim de 80 hores extraordinàries anuals per a contractes de jornada completa.
- Retribuir correctament cadascuna d’aquestes hores extres segons el conveni laboral a què es subscriguin.
- En cas de contractes a temps parcial s’han de registrar les hores treballades pels treballadors subjectes a aquest tipus de contractes (l’idoni és fer-mitjançant un programari de control horari que s’ajusti als requisits legals) tenint en compte que aquests treballadors no faran hores extres, però sí hores complementàries tant obligatòries com voluntàries.
- L’obligat control horari en els contractes a temps parcial ha de permetre tenir constància detallada de si s’han realitzat hores complementàries o no, i si aquestes s’han dut a terme dins dels percentatges contemplats, és a dir, el límit del 30% de les hores de contracte per a les obligatòries, i el 15% en el cas de les voluntàries. Només si així ho estableix el conveni, es pot augmentar el percentatge a 60% i 30% respectivament.
Data límit per adaptar la teva empresa
Les empreses espanyoles tenen fins el 12 de maig de 2019 per adaptar el nou sistema de fitxatges.
Mètodes per al control de fitxatges
No tots els mètodes de control són igual de vàlids i dins de la norma s’especifica que els treballadors han de conèixer les eines que decideixi utilitzar cada empresa. Les empreses hauran de triar un mitjà que generi la informació de cada empleat requerida per la Inspecció de Treball.
Els mateixos inspectors de Treball aposten per un “sistema de registre mecanitzat” a causa de la seva fiabilitat. Sense un sistema de càlcul del temps de treball, no hi ha garanties que es respectin els límits temporals fixats. Dins de tots aquests mètodes els més utilitzats són:
- Màquines de fitxar biomètriques (lector d’empremta dactilar)
- Sistemes de fitxatge amb targeta d’empleat (NFC)
- Lectors de retina o de Sant Martí
- Reconeixement facial avançat
- Aplicacions – Perfectes per al teletreball
- Portals web en el núvol
Aplicacions per al control horari
Al mercat hi ha moltes aplicacions de control horari. Quina diferència hi ha entre elles? Existeixen solucions totalment en local, mixtes o en el núvol. Cada empresa és un món, i en COMERCIAL ANYFES oferim solucions segons la tipologia d’empresa i la seva activitat. La mobilitat és un factor clau i determinant a l’hora d’escollir el sistema de fitxatges.
- Per a petites empreses (0 a 30 empleats) el pack estàndard de fitxador i programari
- Per mitjanes empreses (30 a 100 empleats) sistemes mixtos més complets
- Per grans empreses (més de 100 empleats) és ideal enllaçar el sistema amb l’ERP
Per a empleats mòbils que desempañan la seva funció en remot (des de casa o fora de l’oficina) hi entorns web-app en el núvol o aplicacions específiques per poder registrar la jornada laboral. A nivell legal, aquesta és una de les parts que queda més indefinida. El teletreball és una realitat en augment que el govern haurà d’abordar.
Sancions per incompliment. A què m’exposo?
L’incompliment d’aquesta obligació pot afectar de forma important al teu compte de resultats de les empreses. Les sancions per no portar un control horari dependran del tipus d’incompliment:
- Lleus: de 60 a 625 euros per no informar de les principals condicions laborals o per incomplir el procés pel qual s’ha d’informar (mitjançant els informes generats pel programari de control de presència)
- Greus: de 625 a 6.250 euros, per irregularitats en els horaris pactats o la realització d’hores extres no computades ni pagades.
- Molt greus: de 6.250-187.515 euros, per un augment considerable de les hores extres sense que aquestes es reflecteixin en un canvi de tipus de contracte. O bé superin el màxim legal de 80 hores extres anuals o no s’abonin adequadament.
Per tant, les multes es poden produir tant per l’absència de sistemes de control, com per la falta de comunicació. Fer hores extres o emmascarar les hores extra sota altres conceptes salarials serà sancionat. És important respectar els drets ARCS i la normativa de protecció de dades RGPD i LOPD.
A dia d’avui, la Inspecció de Treball segueix disposant de la potestat sancionadora que li atorga l’article 7.5 R.D (Reial Decret Legislatiu sobre infraccions i sancions en l’ordre social) en tot el relatiu al temps de treball.
El control horari és una oportunitat
A la pràctica resulta que la majoria de les empreses estan obligades a portar un control presencial dels seus empleats. ¿Motius? Comprovar que no es supera el límit de les 40 hores setmanals i vetllar pel correcte compliment dels descansos. També controla les hores extres, evitant que en cap cas aquestes superin el límit anual fixat per la llei.
Hem d’invertir la nostra energia en gestionar el temps, no en controlar-lo. Potenciar la conciliació laboral i familiar és una assignatura pendent.
Sabent això, cal potenciar polítiques que fomentin la creativitat i la gestió del temps. Afrontar el canvi i utilitzar-lo com una eina poderosa. Tenir un major control del temps horari posa sobre la taula la situació real de les empreses. Tant si són bones, com si no ho són.
Actuar en conseqüència cap a una racionalització horària només pot portar beneficis. Si l’empleat està més a gust amb les seves condicions laborals (horari, descansos, vacances, hores extres) rendirà més i el retorn per a l’empresa serà encara més gran.
Tens algun dubte? Escriu-nos i estarem encantats d’ajudar.